Llibres comptables: què són i com legalitzar-los

Què són els llibres comptables?

Els llibres comptables són els documents en els quals es registren totes les transaccions financeres i comptables d’una empresa. Són necessaris per poder entendre el funcionament econòmic i financer d’una empresa i per facilitar l’elaboració d’estats financers precisos.

Els llibres comptables són utilitzats per mantenir un registre ordenat i cronològic de les operacions financeres, com ara compres, vendes, ingressos, despeses, pagaments, cobraments, entre altres. Aquests registres es realitzen d’acord amb els principis comptables i les normes fiscals establertes per la legislació.

Quants tipus de llibres comptables existeixen? 

Hi ha molts tipus de llibres comptables, però es poden separar en dos grups clars: els obligaroris i els voluntaris.

Els obligatoris

El Codi de Comerç estableix que aquests llibres són de caràcter obligatori.

– Llibre diari: on es registren les operacions relatives a l’activitat de l’empresa dia a dia

– Llibre d’inventari i comptes anuals: inclou el balanç de sumes i saldos, balanç de situació (han de coincidir), l’inventari d’existències, compte de resultats, l’estat de fluxos d’efectiu i la memòria

Els voluntaris

Segons el Codi de Comerç no tots els documents comptables són de caràcter obligatori encara que sí que els pots necessitar depenent de la teva activitat mercantil. Els més comuns i utilitzats són:

– Llibre major: és el resum de tots els comptes comptables

– Llibre de caixa: anotació de totes les operacions que impliquen l’entrada o sortida d’efectiu

– Entrades i sortides: en el cas de les empreses mercantils és molt útil portar un llibre d’entrades i sortides del magatzem

– Llibre de banc: és un llibre auxiliar on es detallen totes les operacions realitzades en els comptes bancaris de l’empresa

Tots estem obligats a legalitzar els llibres comptables?

Com a norma general, tots els empresaris han de presentar els llibres comptables de caràcter obligatori (article 25 del Codi de Comerç). Els han de presentar tant els inscrits en el Registre Mercantil com els empresaris individuals, encara que aquests no tenen l’obligació d’inscriure’s-hi.

Formes de presentar els llibres comptables i societaris

Des del 12 de febrer de 2015, quan es va implantar la instrucció de la Direcció General dels registres i del Notariat, en aplicació de la Llei 14/2013, és obligatori presentar-los de manera telemàtica. Els llibres comptables i societaris s’hauran de presentar en el Registre Mercantil corresponent al domicili social de l’empresari.

Terminis per presentar i legalitzar els llibres comptables al 2024

L’últim dia per presentar i legalitzar els llibres comptables serà el 30 d’abril del 2024.

El termini per legalitzar els llibres comptables obligatoris és de 4 mesos des de la data de tancament de l’exercici social. Tenint en compte que el tancament de l’exercici de 2023 va ser el 31 de desembre, el termini de legalització anirà del 2 de gener de 2024 fins al 30 d’abril.

Té conseqüències no legalitzar els llibres comptables o fer-ho a destemps?

No està establert cap sanció directa per la falta de legalització en l’àmbit mercantil. No obstant això, la Llei General Tributària estableix en l’article 200.3, sancions indirectes per l’incompliment de les obligacions comptables i registrals, que tindran el caràcter de sanció greu i portaran aparellada una multa pecuniària fixa de 150 euros.

Si es considera que els llibres són inexactes o s’ha omès alguna operació o s’han utilitzat comptes amb significats diferents, se sancionaria amb una multa. La sanció es calcularà de manera proporcional als càrrecs o abonaments omesos, falsejats o inexactes (1 euro de cada 100). Aquestes sancions seran d’un mínim de 150 euros i d’un màxim de 6.000 euros.